项目管理九大知识体系-自动化控制项目管理知识(四)

2016/11/6 17:04:20 人评论 次浏览 分类:营销与管理  文章地址:http://yunrun.com.cn/community/1117.html

项目管理知识体系首先由美国项目管理学会(PMI)提出,1987年PMI公布了第一个项目管理知识体系(Project Management Body of Knowledge,简称PMBOK),1996-2000年又对其进行了修订。在这个知识体系中,把项目管理的知识划分为九个领域(见图1),分别是范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理及综合管理(即整体管理,集成管理)。以欧洲国家为主的国际项目管理协会(IPMA)也制订了类似的知识体系。所谓九个领域是指在项目过程中需要掌握的一些知识,涉及了九个方面的内容。
项目管理九大知识体系示意图
图1  项目管理九大知识体系

1、项目范围管理
做过项目的人可能都会有这样的经历:一个项目做了很久,感觉总是做不完,就像一个“无底洞”。用户总是有新的想法和需求要项目实施人来完成,就像用户永远有提不完的要求,而开发方为了维系客户关系则一味地迁就。实际上,这里涉及一个“范围管理”的概念。项目中哪些该做,哪些不该做,做到什么程度,都是由“范围管理”来决定的。那么,到底什么是“范围管理”?

工程项目本身是一个系统,系统应该是有边界的。工程项目范围是指工程项目各过程的活动总和,或者指组织为了成功完成工程项目并实现工程项目各项目标所必须完成的各项活动。所谓“必须”完成的各项活动,是指不完成这些活动,工程项目就无法完成所谓“全部”活动,是指工程项目的范围包括完成该工程项目要进行的所有活动,不可缺少或遗漏。简单地说,确定工程项目范围就是为项目界定一个界限,划定哪些方面是属于项目应该做的,而哪些方面是不应该包括在项目之内的,从而定义工程项目管理的工作边界,确定工程项目的目标和主要可交付成果。一个无法确定范围的工程项目是不可能实现的。

要保证项目成功地完成所要求的全部工作,而且只完成所要求的工作。这一知识领域包括如下:
①项目启动:对项目或项目的阶段授权,
②范围计划:制订一个书面的范围陈述,作为未来项目决策的基础。
③范围定义:把项目应提交的成果进一步分解成为更小、更易管理的组成部分。
④范围确认:正式地认可项目满足了范围要求。
⑤范围变更:控制控制项目范围的变更。

2、项目时间管理

“按时、保质地完成项目”大概是每一位项目经理最希望做到的。但工期拖延的情况却时常发生。因而合理地安排项目时间是项目管理中一项关键内容,它的目的是保证按时完成项目、合理分配资源、发挥最佳工作效率。它的主要工作包括定义项目活动、任务、活动排序、每项活动的合理工期估算、制订项目完整的进度计划、资源共享分配、监控项目进度等内容。

在时间管理工作开始以前,我们应该先完成项目管理工作中的范围管理部分,很显然,没有明确范围的项目是无法安排进度的,也无法进行时间管理工作。如果只图节省时间,把这些前期工作省略,后面的工作必然会走弯路,反而会耽误时间。项目一开始首先要有明确的项标、可交付产品的范围定义、文档和项目的工作分解结构(WBS)。有一些是明显的、项目所必需的工作,而另一些则具有一定的隐蔽性,所以要在以往经验的基础上,尽可能地罗列出完整的完成项目所必需的工作,同时要有专家审定过程,以此为基础,才能制订出可行的项目时间计划,进行合理的时间管理。

要保证项目按时完成,这个知识领域包括如下:
①活动定义:识别出为产生项目提交成果而必须执行的特定活动。
②活动排序:识别并记录活动之间的相互依赖关系。
③活动时间估计:估计完成每一个活动将需要的工作时间。
④制订时间表:分析活动顺序、活动时间的估计和资源需求,建立项目时间表。
⑤时间表控制:控制项目时间表的变更

3、项目成本管理

要保证项目在批准的预算内完成,额外的成本输出必然造成项目的利润减少。这一知识领域包括如下:
①资源计划:决定为执行项目活动所需要的资源的种类(人员、设备、材料)和数量。
②成本估算:对于为了完成项目活动所需资源的成本进行估计。
③成本预算:把估算的总成本分配到每一个工作活动中。
④成本控制:控制项目预算的变更。

4、项目质量管理

要保证项目的完成能够使需求得到满足。这一领域具体包括如下:
①质量计划:找出与项目相关的质量标准,并决定如何满足标准的要求。
②质量保证:对项目绩效做经常性的评价,使得有信心达到质量标准的要求。
③质量控制:监视特定的项目结果以判定是否满足相关的质量标准,并找出方法来消除不能满足要求的原因。

5、项目人力资源管理

在项目管理中“人”的因素极为重要,因为项目中所有活动均是由人来完成的。如何充分发挥人的作用,对于项目的成败起着至关重要的作用。
尽可能有效地使用项目中涉及的人力资源,包括如下:
①组织的计划:识别、记录、指派项目的角色、责任和报告关系。
②人员获得:使项目所需的人力资源得到任命并在项目中开始工作。
③团队建设:开发个人的和团队的技能来提高项目的绩效。

6、项目沟通管理

项目沟通管理(Project Communication Management),就是为了确保项目信息合理收集和传输,以及最终处理所需实施的一系列过程。包括为了确保项目信息及时适当地产生、收集、传播、保存和最终配置所必需的过程。项目沟通管理把成功所必需的因素-人、想法和信息之间提供了一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备以项目“语言”发送和接收信息并且必须理解他们以个人身份参与的沟通怎样影响整个项目。

沟通就是信息交流。组织之间的沟通是指组织之间的信息传递。对于项目来说,要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行项目的信息沟通。好的信息沟通对项目的发展和人际关系的改善都有促进作用。

项目沟通管理具有复杂和系统的特征。著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。没有沟通,就没有管理。沟通不良是很多企业部存在的毛病。企业的机构越是复杂,其沟通越是困难。保证适当、及时地产生、收集、发布、储存和最终处理项目信息,包括如下:
①沟通计划:决定项目相关者的信息和沟通的需求,包括谁需要什么信息,什么时间需要,以及得到信息的方式。
②信息发布:及时地把所需的信息提供给相关者使用。
③绩效报告:收集、分发绩效信息,包括状态报告、进度衡量和预测。
④管理上的结束:产生、收集、分发信息,使项目或项目阶段正式地结束。

在项目沟通过程中,容易犯的“沟通障碍症”如下:

① “我以为”的错误:以为沟通过,别人就清楚了,以为没有反馈就是没有意见了。特别是跨部门的沟通,无论是口头还是书面,更要注意双方是否理解一致。
②不敢越级沟通,不敢与高层直接沟通:不少公司的项目经理在职能上一般比部门经理要低,所以经常出现项目经理不敢直接找高层或其他部门总经理沟通,都要上级职能经理的协助。因此,特别是在跨部门的较为复杂的项目中,项目经理要敢于“管理”公司高层,就项目问题与高层进行直接沟通。
③害怕被拒绝:这是人的本性。在项目推进中,经常出现这样的情况,有一些想法建议,思考很久才敢提出来。不要不敢与项目干系人提出,白白延误了好时机。或者需要其他部门协助工作时,不敢提出来。
④没有提前计划沟通活动,造成等人的局面:经常出现这样的时候,要确定某个事项,需要某个负责人参加,但因为没有提前计划,到时约不到人,结果推迟、等待,无谓地延长滞后时间。实际上,对于难度较大问题,至少要提前两周计划好,预约好相关人员。
⑤缺少适当的沟通技巧:掌握一些适当的沟通技巧,目的是培养一种对人、对事的敏感度,能针对具体事情做出判断。最好能区分出需要使用单独沟通、书面沟通,还是口头沟通等方法。

7、项目风险管理

项目是为完成某独特的产品或服务所做的一次性努力。项目的最终交付成果在项目开始时只是一个书面的规划,无论是项目的范围、时间还是费用都无法完全确定。同时,项目创造产品或服务是一个渐近明细的过程,这就意味着项目开始时有很多的不确定性。这种不确定性就是项目的风险所在。对项目的风险进行识别、分析和响应的系统化的方法,包括使有利的事件机会和结果最大化和使不利的事件的可能和结果最小化。这一知识领域包括如下:
①风险管理计划:决定如何处理并计划项目的风险管理活动。
②风险识别:决定哪些风险可能会影响项目,并记录风险的特征。
③风险定性分析:对风险和条件进行定性分析,根据对项目目标的作用排定优先级。
④风险量化分析:度量风险的可能性和后果,并评估它们对项目目标的影响。
⑤风险响应计划:对于影响项目目标的风险制订过程和方法来增加机会和减少威胁。
⑥风险监视和控制:监视已知的风险,识别新的风险,执行风险减低计划,在整个项目生命周期中评价它们的有效性。

8、项目采购管理

公司的根本目标是追求利润最大化。増加利润的方法之一就是增加销售额,这是非常困难的,还有一种方法也可实现,那就是节省采购费用。
为达到项目范围的要求,需从外部企业获得货物和服务。这一知识领域包括如下:
①采购计划:决定采购的内容和时间。
②邀请计划:记录产品需求,识别潜在来源。
③邀请:根据需要获得价格、报价、投标、建议书等。
④来源选择:从潜在的销售商中进行选择。
⑤合同管理:管理与销售商的关系。
⑥合同结束:合同的完成和结算,包括解决任何遗留问题。

9、项目集成管理

在项目管理中,由于项目各方对下项目的期望值不同,因此要满足各方的要求和期望并不是一件很容易的事。比如,在项目实施时,项目的客户可能期望质量高于一切,将质量作为首要目标,而项目实施组织可能会将成本作为首要目标。面对这种差异,项目经理不能只满足一方的要求而忽略另一方的要求。因此,项目经理需要在不同的目标之间进行协调,寻求一种平衡。

保证项目中不同的因素能适当协调。这一领域包括如下:
①制定项目计划:集成、协调全部的项目计划内容,形成一致的、联系紧密的文件。
②执行项目计划:通过执行其中的活动来执行项目计划。
③集成的变更控制:在整个项目中协调变更。

项目作为一个整体,要使各方面的资源能够协调一致,就要特别熟悉项目三角形的概念。项目三角形中的范围,除了要考虑对项目直接成果的要求,还要考虑与之相关的在人力资源管理、质量管理、沟通管理、风险管理等方面的工作要求。项目三角形中的成本,主要来自于所需资源的成本,自然也包括人力资源的成本,这些资源通过不同的方式获得,可以对应不同的成本,对资源的需求与工作范围和工作时间都有直接的联系。

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